Pedro C. Callan
Era una tarde de verano, a mediados del mes de diciembre del 2017, y aun no lograba conseguir un local donde comenzar mi proyecto musical de enseñanza, el tiempo se acababa, pues la campaña de verano 2018 debía comenzar ya; y fue entonces que recordé que tenía un amigo músico con una casa grande, lo llamé al celular y le pregunté si podía alquilarme un espacio; accedió a la propuesta bajo la condición de que sea puntual con los pagos. Para ser sincero, no contaba con el dinero ni para pagar el primer mes, pero surgió por esos días la oportunidad de grabar una locución, la cual me permitió realizar el primer pago. Sin embargo, no estaba seguro de cómo haría para conseguir el flujo suficiente de clientes que me ayudara a pagar los costos fijos de los siguientes meses.
Encendiendo la máquina
El 8 de enero del 2018 ya estaba montando mis cosas en ese espacio, recuerdo que empecé con las cosas que tenía en casa, una mesa, una laptop, 2 parlantes y una pizarra. Los primeros días, me puse a promocionar mediante volanteo el inicio de clases en un área cercana a la escuela, en el distrito de San Borja, Lima.
El resultado de todo ese gran esfuerzo, aún lo recuerdo. Eran como las 9 am y un hombre enfurecido me llamó a amenazarme y decirme que si vuelvo a pegar con cinta adhesiva un flyer en la puerta de su casa me iba a denunciar a la policía. Fueron mil volantes repartidos y solo una llamada sin éxito, y fue entonces que pensé: “¿cuánto me cuesta un millar de volantes? ¿Cuánto me cuesta poner una pauta en redes sociales?, ¿Cuál es el resultado logrado en cada caso con el mismo presupuesto?” Así comenzó mi aprendizaje en el uso de pauta pagada en redes sociales.
Al principio dividía mi tiempo entre atender los mensajes de Facebook, atender las llamadas al celular, preparar las clases, crear los sílabos, hacer el material académico, armar los ppts, registrar las ventas, pagos y cobranzas, y fue en ese momento donde tomé la decisión de conseguir un practicante.
Al principio, me costó mucho trabajar con ese personal, pues tenía que asignar un tiempo de capacitación, así que mis tareas se incrementaron en un primer momento. Poco a poco, me di cuenta lo difícil que era trabajar con alguien, pues no necesariamente siguen el mismo ritmo, las costumbres son distintas y si no hay claridad sobre el objetivo, poco o nada se puede lograr. Dos meses después ese personal decidió no continuar, pero me recomendó a otra persona, quién llego para ponerle más actitud y orden al trabajo.
Con este nuevo personal, la escuela comenzó a tomar forma, si bien es cierto no era administradora, sino músico, su vocación en la atención al cliente le daba ese toque de profesionalismo que la escuela requería. Así, con más tiempo a mi disposición para diseñar, fuimos creando más y más cursos y talleres.
Para la mejora administrativa, trabajamos con dos herramientas web: Trello para la administración de tareas y Google Drive para la organización de documentos. Contratamos a un par de profesores, uno a tiempo parcial y el otro por horas, y ambos fueron aportando mucho conocimiento y valor a la escuela.
Pasaron algunos meses y a finales de noviembre del 2018, mi personal administrativo, encontró una nueva oportunidad laboral y me comunicó que se cambiaría de trabajo en una semana. En ese momento comprendí lo importante que es trabajar con contrato laboral.
La primera apuesta
Rápidamente, se lanzó un anuncio en redes buscando una persona que pueda tomar el puesto, recuerdo que estábamos a puertas de comenzar la campaña del ciclo verano del 2019, y por temor a perder a un asistente, contraté a 2 personas a medio tiempo, para garantizar de algún modo que la escuela siempre contará con al menos un personal administrativo adicional, en caso una decida retirarse.
Realicé los contratos respectivos y comenzamos el trabajo rápidamente. Una de ellas tenía mucho talento para las relaciones públicas, la otra, mucho talento para administrar, ambas eran músicos, y eso le permitía a la escuela poder resolver cualquier duda técnica por parte de los alumnos en mi ausencia.
Al inicio todo parecía salirse de control, pero rápidamente se asentaron las bases de lo que serían los primeros reglamentos de la escuela. Había reglamento para todo, para administrativo, para docentes, para alumnos, y contratos que garanticen que estos reglamentos se cumplan.
Luego comenzaron las primeras descoordinaciones en cuanto a funciones, y algunos imprevistos del día a día, los cuales se afrontaron y resolvieron rápidamente haciendo pequeñas reuniones todos los días. Comenzamos a identificar mejoras, y así nació nuestro primer manual de funciones. Al principio había muchas actividades repetidas, pero la idea era garantizar que los trabajos se cumplan cuando una persona no pudiera cumplir con el trabajo asignado.
Por otro lado, las reuniones con los docentes eran de vital importancia porque cada uno seguía una forma distinta de trabajar y teníamos que unificar el método de enseñanza mediante el desarrollo de contenido de cada sesión.
Todo corría a una velocidad más grande de lo que podíamos avanzar, y fue en ese momento en el que decidí comenzar a delegar la enseñanza de todos los cursos de producción musical y soltar la parte operativa de la administración, para así poder dedicarme a dirigir la escuela.
Terminó enero del 2019, y con lo recaudado de la campaña de verano, los ahorros de la empresa y un préstamo familiar, se comenzó con la implementación del primer laboratorio de producción musical, el cual, le dio a la escuela un primer diferencial importante entre las ofertas disponibles en aquel momento.
El viaje
En marzo del 2019, decidí que era tiempo de contratar a un profesional en administración, alguien al que pueda pedir reportes, y pueda dirigir al equipo por mí, si en caso me llegara a ausentar. Sin embargo, el problema que se originaba es que al tener a otro personal administrativo se tenía que crecer obligatoriamente en ventas. Así que, para enfrentar esa situación, una de las funciones obligatorias que todos teníamos que realizar era la de vender.
Armamos un Excel y lo trabajábamos desde la nube, en ese Excel podíamos hacer seguimiento de las ventas y cuantos prospectos atendía cada uno por día, sin embargo, siempre pensé que debería existir una forma más simple de realizar este control, y así comenzó mi búsqueda por implementar un primer sistema de gestión de clientes: CRM.
Llegó julio del 2019 y en ese momento me encontraba cursando mis estudios de maestría en CENTRUM PUCP, para ese entonces nos tocaba realizar un viaje por un mes a EADA España, el viaje duraba 15 días, pero con mi novia teníamos planeado viajar por un mes completo. Para ser sinceros, este viaje lo tenía planeado desde mediados del 2017, y a pesar que se había realizado un buen trabajo hasta ese momento, para mí la escuela aún no estaba al 100%, y eso me generaba una gran preocupación. Nunca antes había abandonado la escuela ni un día completo, yo trabajaba 24×7 en ese lugar, es más tenía un colchón y una frazada que me abrigaba en las noches de invierno.
Entonces llegó el momento de anunciar mi viaje por un mes al equipo administrativo y docente. Como bien, mencioné, este viaje lo tenía mapeado desde antes de iniciar la escuela, así que uno de los hitos de mi emprendimiento tenía que ver con lograr montar un negocio que sea autónomo en menos de un año y medio. Para ese momento, contaba con cuatro personas en la empresa: dos administrativos, un personal de ventas y un practicante de música; y una lista larga de docentes por horas.
Para poder lograr la dirección de la escuela de manera remota se tuvo que trabajar los documentos e información en general de manera digitalizada. Por ejemplo, toda la información relacionada a administración, marketing, calidad, finanzas, aspectos legales y recursos humanos, desde un inicio se trabajó desde google drive, eso me permitió acceder a la información en cualquier instante desde mi celular. Por otro lado, todo lo relacionado al cumplimiento de tareas y productividad lo trabajamos con herramientas colaborativas como Trello, y las reuniones de estatus lo trabajamos en google meet.
Al regresar de mi viaje, recuerdo que me sentí feliz de que todo haya salido bien, sin embargo, el trabajo de prospección de alumnos, aún era un reto por superar. Por ello, continué con mi búsqueda de un sistema que nos ayudara a mejorar la gestión de nuestros prospectos y clientes.
Carnaval de talento
Para agosto del 2019, el contrato de uno de los practicantes de música terminó y se hizo necesario buscar a alguien que pueda reemplazarlo. Así, luego de varias entrevistas realizadas, se convocó a un nuevo talento, el cual aportó mucho en el área de marketing en la empresa. Así, luego de un largo proceso de investigación, pruebas y aprendizaje, implementamos el primer CRM en la escuela, utilizando para ello la herramienta Hubspot. El nivel de organización de prospectos creció tanto que se hizo necesario contratar a un vendedor adicional.
Así, el equipo administrativo creció en número, en capacidad y talento; comenzamos a organizarnos mucho mejor, implementamos una oficina mucho más grande, donde realizamos nuestras reuniones de equipo. Cada mes traíamos a un invitado especial, profesionales de la industria educativa, musical o de sectores afines, para que nos capaciten como equipo en cuanto a recursos humanos, marketing, ventas y administración, muchos de ellos amigos míos de mi primera carrera como ingeniero y otros amigos de la maestría.
Ese carnaval de talento que se gestaba en cada reunión, combinado con las reuniones constantes con docentes y administrativos, nos hizo sacar lo mejor de nosotros, conocernos más y así reflejarlo de manera tangible en nuestro trabajo, y de ese modo, fuimos formando y fortaleciendo una cultura colaborativa e innovadora en la empresa.
Entre esas mejoras e innovaciones, se encuentran la creación de un aula virtual propia en donde organizamos todo nuestro contenido educativo y los alumnos pueden acceder a todo el material con que cuenta la escuela. También, trabajamos en la mejora de nuestra web y pasamos de ser prommusicandart.com a ser pma.edu.pe, mejorando también la dirección gráfica de la empresa.
Para potenciar la comunicación, realizamos spots publicitarios, fotos, entradas de blog, contenido en general, todo con miras al inicio de la campaña de verano 2020.
El objetivo táctico, que buscábamos alcanzar al finalizar aquella campaña era contar con los recursos necesarios para poder abrir un quinto salón, el cual este equipado con instrumentos musicales y equipos de alta calidad para el dictado exclusivo de cursos de ensamble musical y performance en general. Todo estaba finamente planificado, la estrategia, los tiempos, la estructura organizacional, los recursos humanos, los motivaciones e incentivos, los procesos a seguir.
Re-estructuración orgánica a prueba de Covid
Enero del 2020 fue un buen inicio, sin embargo, algo inimaginable se venía venir, una noticia corría por los canales de televisión y las redes sociales. Todos hacían memes de lo que venía aconteciendo en la lejana China y pocos o nadie imaginó que este evento cambiaría el futuro del mundo para siempre.
Recuerdo que era un viernes 13, cuando todo el mundo en la escuela hablaba de un posible confinamiento a causa de la pandemia originada por el COVID 19, y aunque muchas personas externas a la escuela como amigos o familiares lo veían imposible, admito que por momentos no quería creer que fuera cierto. Al día siguiente, un sábado 14 de marzo, decidimos llevarnos celulares, laptops y equipos necesarios, para poder a continuar trabajando desde casa.
Conversamos con el programador web y se le solicitó ampliar la capacidad de hosting del aula virtual y convertirla en una potente intranet, la cual pueda almacenar todos los recursos de clases, como materiales, notas, audios, foros, y las grabaciones de todas las clases en vivo para que el alumno pueda acceder a ella y volver a repetirla cuantas veces desee hasta que los conceptos queden totalmente claros.
Tomamos las mejores prácticas de escuelas de música del extranjero, implementando el plugin Audiomovers el cual nos ayuda a trabajar audio de alta calidad con estudiantes y docentes en cualquier parte del mundo. Por otro lado, ampliamos nuestro contrato con Google Suite para contar con todas las herramientas que esta empresa de talla mundial proporciona.
Con todo esto montado, comenzamos a diseñado e implementar nuevos programas educativos que se adaptaran mucho mejor a los objetivos de aprendizaje de cada alumno, así como a sus conocimientos y experiencia previa. Entre ellos, por ejemplo, el Diplomado en Producción Musical 1.0, el cual integra clases en vivo y cursos grabados, siguiendo nuestra metodología educativa enfocada en brindar los conocimientos fundamentales de manera práctica, eficiente y logrando resultados en corto tiempo.
También para los que buscan algo mucho más corto, seguimos generando cursos especializados e innovadoras como Urban Beatmaking, Marketing Musical, y Songwriting, y le inyectamos nuestra filosofía de creatividad con técnica a los cursos tradicionales como Canto, Guitarra, Bajo, Batería, entre otros, para llevarlos mucho más lejos.
Como parte de nuestra estrategia de crecimiento Online, desde el 2020 venimos desarrollado y lanzando cursos grabados diseñados y realizados 100% por Prom Music and Art, en los que el alumno puede acceder a contenido multimedia exclusivo y de calidad los 365 días del año.
Por otro lado, nuestra plana docente, sigue creciendo, buscando siempre contratar a los mejores profesionales, egresados de las mejores universidades del país y del extranjero, los cuales mediante un trabajo conjunto con el área académica generan continuamente material didáctico de alto valor a disposición de nuestros alumnos. Así mismo todos nuestros docentes dominan el uso de recursos digitales como Noteflight, para el dictado de teoría y lectura musical, Miro, para hacer lluvia de ideas y diagramas colaborativos y Kahoot para hacer las intervenciones en clase mucho más participativas y dinámicas.
En cuanto a calidad académica, llevamos un seguimiento permanente del progreso de nuestros alumnos, mediante evaluaciones, foros, encuestas y reuniones con estudiantes y personal docente, buscando siempre la excelencia y la mejora continua para formar profesionales competitivos en la industria musical internacional.
La cultura es el espíritu
Fueron todas estas experiencias vividas en equipo, lo que nos ha permitido afianzarnos en esta nueva normalidad, que no solo se trata tan solo de digitalizar los procesos, se trata de crear cultura, y la cultura se diseña con el tiempo, se respira día a día, con cada tropiezo, con cada aprendizaje, con cada pequeña mejora, con cada acción que le de credibilidad a nuestros valores fundamentales, esos valores que muchos publican en la web, pero que en tiempos como estos, no es suficiente ponerlos a prueba rápida y sino a la molecular.
Nadie conoce el futuro, no cabe en una matriz FODA, pero de algo sí estamos seguros, y es que seguiremos aprendiendo y creciendo con cada reto, con cada experiencia que se presente, pues, mientras exista el espíritu “creatividad con técnica” en cada persona que conforma la escuela, siempre habrá un por qué luchar y llegar mucho más lejos…
